5 Trucos de Excel Básicos para usar a diario

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Fuente Imagen: Pixabay

Una de las herramientas más extendidas y utilizadas en cualquier entorno de empresa es el Excel. En nuestro sector es una de las aplicaciones que ejecutamos casi al encender el ordenador (Primero va el correo, por supuesto 🙂 y aquí os cuento como diferencio entre lo Importante y lo Urgente).

Aquí os dejo unos trucos muy básicos para utilizar mejor el Excel, ya que, si ya no lo era, va a ser vuestro mejor aliado en la oficina.

Formato de Celda en Excel

Al igual que en Word o Power Point en Excel puedes enriquecer el formato y que no aparezca solo una Hoja aburrida que sólo de verla te eche para atrás ver que es lo que se está explicando. Para ello, casi como en Word, puedes utilizar unos atajos para cambiar el formato de las celdas:

Poner la celda en negrita

  • La secuencia de teclado es la siguiente: Tecla Control + N o, si lo prefieres, Tecla Control + 2

Poner la celda en cursiva

  • La secuencia de teclado es la siguiente: Tecla Control + K o, si lo prefieres, Tecla Control + 3

Subrayar el contenido de una celda

  • La secuencia de teclado es la siguiente: Tecla Control + S o, si lo prefieres, Tecla Control + 4

Tachar una celda

(No me gusta nada esta función y eso que lo he visto utilizar a mucha gente…)

  • Aquí la secuencia es Tecla Control + 5

Personalmente me es más cómodo utilizar los comandos de letras, pero, para gustos, los colores. ¡Ah! Y para los curiosos, la secuencia “Tecla Control + 1” en una celda lo que ejecutas es la ventana emergente de “Formato de Celda” 🙂

Insertar la fecha en Excel

En las planificaciones de medios, órdenes de compra, propuestas… Siempre tienen que estar acompañadas de una fecha de creación del documento.

Para insertar la fecha en Excel tenemos que pulsar la siguiente secuencia de comandos:

  • Tecla Control + , (Símbolo de coma)

Importante: Ten en cuenta que es un comando estático. Esto quiere decir que, cuando accedas de nuevo al Excel te aparecerá la fecha en la que lo creaste.

Si lo que quieres es que en el documento indique la fecha actual, independiente de la creación del documento, entonces tendrás que utilizar la siguiente fórmula:

  • =AHORA()

Importante: Ten en cuenta que es un comando dinámico. En el momento que accedas al documento otro día cambiará la fecha a la actual.

Bonus: Si quieres poner la Fecha y la Hora la fórmula a utilizar será la siguiente:

  • =HOY()

Copiar contenido de una celda a otra

A veces cuando estés utilizando el Excel vas a tener la sensación de que estás casi todo el rato haciendo Copy + Paste, Copy + Paste, Copy + Paste… (Y quien te diga lo contrario no le creas). Para hacerte el trabajo más cómodo aquí tienes unos atajos para copiar contenido en Excel:

  • Selecciona la celda que quieres copiar el contenido.
  • En la esquina inferior derecha veras un cuadrado que sobresale.
  • Presiónalo y desplázalo hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo, dependiendo donde quieres copiar el contenido.

Importante: Ten en cuenta que estás copiando también el formato de la Celda. Si quieres solo copiar el contenido que haya en ella, realiza la siguiente secuencia:

  • Selecciona la celda a copiar.
  • Selecciona las celdas que quieras introducir el contenido copiado.
  • Pulsa el botón derecho y, en “Pegado Especial” pulsa “Pegar Valores”

Aquí dos atajos que te serán útiles si quieres:

  • Copiar el contenido que está en la celda izquierda: Tecla Control + D
  • Copiar el contenido que está en la celda superior: Tecla Control + J

Escribir el mismo valor en varias celdas

Otra de las funciones que más se utiliza en Excel es escribir el mismo valor en diferentes celdas. Si eres de los que escribes lo mismo varias veces, piensa que el Excel está para ayudarte en tu día a día y hacer parte del trabajo por ti.

Para escribir el mismo valor en diferentes celdas tienes que realizar lo siguiente:

  • Introduce el valor o texto que quieres copiar en el resto del Excel.
  • Copia esa celda, ya sea con la secuencia de comando “Tecla Control + C” o pulsando el botón derecho la opción “Copiar”.
  • Pulsa la Tecla Control y selecciona las celdas que quieres introducir el campo copiado.
  • Una vez que tengas todas seleccionadas, pulsa la Tecla Enter.

Importante: Puedes hacer también con una selección de celdas sin necesidad de tener pulsada la Tecla Control, pero ten cuidado si tienes aplicado algún Filtro, ya que puedes modificar celdas que tengas ocultas.

Repetir la última acción que hemos hecho

Esta es mi función favorita y se puede trasladar a casi todo el paquete de Microsoft Office. Si quieres repetir una acción, como colorear unas determinadas celdas, cambiar el formato solo en algunas celdas específicas… Presiona la tecla F4 y… ¡Listo! He de reconocer que a mi esta función me tiene enamorado.

Bonus Track: Corrector ortográfico

Quien te diga que no se puede corregir una falta de ortografía en Excel te estará engañando, o es que realmente no conoce a fondo la herramienta. La manera más fácil y sencilla para que te indique las faltas de ortografía en Excel es pulsando la tecla F7.

Estos son solo unos consejos iniciales e iré publicando más a lo largo del tiempo. Espero que os haya ayudado a realizar lo que queríais y, si queréis que escriba de cualquier otro tema podéis dejarlo en los comentarios o escribirme a mi Twitter o LinkedIn.

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